Solution Guide - Applikationsportfolio-Management
Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren ADOIT-Lösungen! Wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, Ihre EA-Initiativen in greifbare Ergebnisse zu verwandeln.
Bevor Sie beginnen
Dieser Leitfaden setzt voraus, dass Sie bereits den ADOIT Quick Start Guide abgeschlossen haben. Wenn Ihre ADOIT-Umgebung bereits eingerichtet ist, können Sie direkt mit dem Solution Guide für das Applikationsportfolio-Management beginnen.
Bringen Sie Klarheit in Ihre Applikationslandschaft
Ihre Organisation verfügt wahrscheinlich über mehr Applikationen, als sie möchte, und weniger Klarheit, als sie benötigt.
Einige Applikationen unterstützen das Geschäft eindeutig. Andere verlangsamen Abläufe, kosten Geld oder bleiben einfach bestehen, weil niemand sie anfasst. Applikationsportfolio-Management hilft Ihnen, Ordnung in diese Landschaft zu bringen und eine klare Entscheidungsgrundlage zu schaffen.
Sie beginnen nicht damit, über einzelne Systeme zu debattieren. Sie betrachten Applikationen im Kontext: Geschäftswert, technischer Zustand und strategische Relevanz. Dies erleichtert die Einigung darüber, wo investiert, was modernisiert und was stillgelegt werden soll.
Applikationsportfolio-Management schafft eine gemeinsame Basis für Business und IT und hilft dabei, Diskussionen über Applikationen in abgestimmte Entscheidungen zu verwandeln.
Warum Applikationsportfolio-Management in ADOIT
Effektives Applikationsportfolio-Management erfordert mehr als Listen und Folien.
ADOIT kombiniert ein ArchiMate-basiertes Repository zur Abbildung von Applikationen und deren Beziehungen zu Geschäftsprozessen, Technologien und Daten mit leistungsstarken Sichten zum Erkunden und Verstehen der Applikationslandschaft sowie geführten Arbeitsbereichen zur Bewertung von Investitionsstrategien und Definition von Roadmaps gemeinsam mit den Fachbereichen.
Dies bietet Ihnen eine gemeinsame und konsistente Grundlage für Portfolioentscheidungen und hilft Ihnen, von der Transparenz zum Handeln überzugehen.
Wie es in ADOIT funktioniert
Wichtig: Beginnen Sie mit einer kleinen Liste von wenigen repräsentativen Applikationskomponenten und arbeiten Sie in einem kleinen Setup-Team. Das anfängliche Ziel ist nicht, die gesamte Applikationslandschaft zu erfassen, sondern gemeinsam einen funktionierenden Prototypen zu bauen.
Nutzen Sie diesen Prototypen, um den gesamten Portfolioprozess von Ende zu Ende durchzuspielen. Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse, die Sie erzielen möchten, insbesondere Berichte, Visualisierungen und Entscheidungshilfen.
Auf dem Weg dorthin werden Sie sehen, welche Informationen tatsächlich benötigt werden, um diese Ergebnisse zu stützen. Verfeinern Sie erst dann Ihr Setup und Ihre Struktur entsprechend, bevor Sie Ihre Kolleg:innen an Bord holen. Dies hält den Ansatz leichtgewichtig, ergebnisorientiert und im Laufe der Zeit einfach anpassbar.
Wählen Sie das schlanke Metamodell-Profil als Ausgangspunkt
Wie bereits im ADOIT Quick Start Guide empfohlen, wählen Sie das Metamodell-Profil 'ADOIT für Fans einer Lean Architecture'. Es ist ein bewährter und pragmatischer Ausgangspunkt, der die Dinge einfach hält, aber dennoch aussagekräftige Analysen ermöglicht.
Es vereinfacht die Komplexität von ArchiMate und stellt gleichzeitig sicher, dass Sie über alle Objekte und Beziehungen verfügen, die für die vollständige Nutzung unserer angebotenen Solutions und Beispielmodelle erforderlich sind.
Von dort aus können Sie Schritt für Schritt erweitern, sobald Sie wissen, welche Elemente und Beziehungen für Ihre Applikationsportfolio-Management-Praxis tatsächlich benötigt werden.
Etablieren Sie eine zentrale Informationsquelle
Es gibt viele Informationen, die Sie in einem Applikationsinventar erfassen könnten, wie z. B. Applikationsverantwortliche, erforderliche Systemsoftware, Geschäftseinheiten, die die Applikation nutzen, unterstützte Geschäftsprozesse und realisierte Fähigkeiten. Dazu kommen wir später. Konzentrieren Sie sich vorerst auf das Nötigste.
Schritte:
- Wählen Sie einen Ordner im Objekt-Explorer, in dem Sie Ihr Applikationsinventar aufbauen möchten. In größeren Organisationen können Sie mehrere Ordner verwenden, um Zugriffsrechte zu verwalten. Bleiben Sie vorerst bei der Struktur, die Sie bereits im ADOIT Quick Start Guide definiert haben.
- Erstellen Sie eine erste Liste von Applikationen. Beginnen Sie mit drei bis fünf Applikationskomponenten, die Sie gut kennen. Diese dienen als Ihr Prototyp und Referenz für alle zukünftigen Applikationen.
In ADOIT werden Applikationen in Anlehnung an ArchiMate als Applikationskomponenten bezeichnet.
- Weisen Sie jeder Applikationskomponente einen Applikationsverantwortlichen zu. Öffnen Sie dazu das Notebook einer Applikationskomponente, klicken Sie auf Bearbeiten und füllen Sie das Beziehungsattribut ‚Durchführungsverantwortliche Geschäftsakteure‘ im Kapitel ‚Organisation‘ aus.
Die initiale Benutzerliste wurde im Quick Start Guide erstellt. Wenn Sie weitere Benutzer benötigen, können Sie diese in der ADOIT-Administration anlegen.
Setzen Sie den Lebenszyklusstatus. Wechseln Sie in das Kapitel ‚Lebenszyklus‘ und definieren Sie den Lebenszyklusstatus für jede Applikation. Höchstwahrscheinlich befinden sich Ihre Prototyp-Applikationen im Status ‚In Produktion‘.
Erfassen Sie die nutzenden Geschäftseinheiten. Dokumentieren Sie, welche Geschäftseinheiten jede Applikation nutzen. Erstellen Sie die erforderlichen Geschäftseinheiten unter Verwendung des Elementtyps ‚Geschäftsakteur‘. Nutzen Sie die Ordnerstruktur aus Ihrem Quick Start-Setup wieder und erstellen Sie nur das, was Sie für Ihre Prototyp-Applikationen benötigen.
Ich denke, Sie haben das Prinzip jetzt verstanden. Konzentrieren wir uns als Nächstes auf die Ergebnisse, insbesondere die Berichte und Visualisierungen. Wir werden die Modellierungsrichtlinien später weiter formen.
Visualisieren Sie Ihre Applikationslandschaft
Bisher haben wir nur eine kleine Menge an Daten erfasst. Das ist vollkommen in Ordnung. Frühzeitig mit Visualisierungen zu beginnen hilft Ihnen zu verstehen, welche Informationen Sie tatsächlich benötigen.
Schritte:
- Erstellen Sie eine einfache Liste aller Applikationen. Der einfachste Bericht ist eine Liste aller Applikationskomponenten. Erstellen Sie diese Liste und teilen Sie sie mit Ihren Kolleg:innen. Gehen Sie zu ‚Finden‘, erstellen Sie die Liste der Applikationskomponenten und klicken Sie auf ‚Teilen‘. Speichern Sie sie als gespeicherte Abfrage mit dem Namen ‚Applikationsportfolio‘.
Eine Liste ist oft nicht der beste Weg, um eine Applikationslandschaft zu kommunizieren. Je nachdem, was Sie zeigen möchten, kann eine visuelle Darstellung einen viel besseren Überblick bieten.
Um solche Sichten zu erstellen und zu verwalten, nutzen Sie ADOIT Charts.
Gehen Sie zu Finden -> Explorer -> Modell-Explorer und überprüfen Sie die bestehende Struktur. Erstellen Sie dann einen Ordner namens ‚Applikationsportfolio‘. Hier speichern Sie Ihre Auswertung.
Erstellen Sie Ihre erste Analyse. Selbst mit begrenzten Daten können Sie bereits nützliche Visualisierungen erstellen. Erstellen Sie eine Analyse, speichern Sie sie im Ordner Applikationsportfolio und wählen Sie die gespeicherte Abfrage ‚Applikationsportfolio‘ als Ihre Datenquelle.
Fügen Sie eine Box-in-Box-Visualisierung hinzu. Konfigurieren Sie sie als Geschäftsakteur zu Applikationskomponente und verwenden Sie den Lebenszyklusstatus als Farbe.
Sie haben nun Ihre erste Visualisierung. Von hier aus können Sie bei Bedarf weitere Visualisierungstypen erkunden.
Prüfen Sie das Lean Architecture Profil und fügen Sie weitere Visualisierungen hinzu
Werfen Sie nun einen genaueren Blick auf das Lean Architecture Profil und erweitern Sie es gerade genug, um zusätzliche Visualisierungen zu unterstützen.
Mit einer kleinen Anzahl zusätzlicher Elemente und Beziehungen können Sie bereits die meisten gängigen Charts wie Matrizen, Gantt-ähnliche Zeitleisten und weitere Portfolio-Sichten erstellen.
Bleiben Sie pragmatisch. Fügen Sie Visualisierungen nur dort hinzu, wo Sie sicher sind, dass Sie die erforderlichen Daten erfassen können. Folgen Sie dem Ansatz einer Minimum Viable Architecture. Sie können später immer noch erweitern.
Wenn etwas Wichtiges fehlt, können Sie zusätzliche Konzepte hinzufügen. Dies kann über die ADOIT Administration erfolgen. Dort finden Sie alle ArchiMate-Elemente, die hinzugefügt werden können.
Darüber hinaus können Sie zusätzliche Felder – sogenannte Attribute – über die Eigenschaften hinzufügen.
Ein leichtgewichtiger Weg, Struktur hinzuzufügen, ohne das Metamodell zu ändern, ist die Verwendung von Gruppierungen. In ArchiMate funktionieren Gruppierungen wie ein einfacher Tagging-Mechanismus.
Erstellen Sie Elemente vom Typ Gruppierung, geben Sie ihnen aussagekräftige Namen, um beispielsweise Applikationen gemäß Gartners PACE-Layered Application Strategy als System of Record, System of Differentiation oder System of Innovation zu klassifizieren, und weisen Sie diese Ihren Elementen über die Aggregationsbeziehung zu.
Halten Sie Portfoliodaten mit Forms aktuell
An diesem Punkt fragen Sie sich vielleicht, wie Sie all diese Informationen auf dem neuesten Stand halten können. ADOIT Forms wurde genau für diesen Zweck entwickelt.
ADOIT Forms ermöglicht es Ihnen, Informationen durch einfache Umfragen zu sammeln und zu pflegen. Ihre Kolleg:innen können einen Beitrag leisten, ohne Ihr detailliertes Setup oder ArchiMate verstehen zu müssen.
Im ADOIT Quick Start Guide haben Sie ADOIT Forms bereits aktiviert, einschließlich der vordefinierten Vorlage ‚Applikationsaktualisierung‘. Überprüfen Sie die Vorlage und prüfen Sie, ob sie alle Informationen abdeckt, die Sie aktuell halten möchten. Fügen Sie Fragen hinzu, wenn etwas fehlt, und entfernen Sie Fragen, wenn es zu detailliert wirkt.
Aktivieren Sie die Vorlage und verteilen Sie sie. Für die Applikationen, die Sie bereits erfasst haben, erhalten die zugewiesenen ‚Verantwortlichen Geschäftsakteure‘ eine E-Mail-Anfrage. In ADOIT Forms können Sie den Status verfolgen und die Vorlagen verwalten.
Sie sind bereit für den Start
Die Struktur steht. Bevor Sie dies breit ausrollen, führen Sie einen letzten Testlauf mit Ihrem Kern-Setup-Team durch. Erfassen Sie einige zusätzliche Applikationen, weisen Sie Applikationsverantwortliche zu und validieren Sie, dass die Struktur, Formulare und Visualisierungen wie erwartet funktionieren.
Sobald Sie zuversichtlich sind, erwecken Sie Ihr Applikationsportfolio zum Leben. Erfassen Sie alle verbleibenden Applikationen und weisen Sie die Verantwortlichen Geschäftsakteure oder Applikationsverantwortlichen zu. Wenn Sie bereits eine Applikationsliste in Excel haben, nutzen Sie den Excel-Import, um Zeit zu sparen. Verteilen Sie dann das Formular zur Applikationsaktualisierung, um die für Ihre Minimum Viable Architecture benötigten Daten zu sammeln und das Portfolio aktuell zu halten.
Zusätzliche Tipps
➢ Um Investitionsstrategien für Ihre Applikationen zu definieren, nutzen Sie den Arbeitsbereich Applikations-Investitionsplanung.
➢ Basierend auf diesen Strategien nutzen Sie den Arbeitsbereich Applikationsbasierte Roadmap, um Ihr Portfolio weiterzuentwickeln und zu steuern.
➢ Wenn zu viele Teams oder Benutzer:innen Schreibzugriff auf Applikationen haben, werfen Sie als Nächstes einen Blick auf die Dokumentation zum Rechtemanagement. Lassen Sie sich davon jedoch nicht ausbremsen. In vielen Fällen ist das Erzielen erster Ergebnisse wichtiger als perfekte Berechtigungen.
ArchiMate-Elemente und Beziehungen für diese Solution
Wenn Sie das Metamodell-Profil „ADOIT for Lean Architecture Fans“ wie bereits zuvor in diesem Guide empfohlen verwenden, werden für diese Solution die folgenden Elemente und Beziehungen verwendet:
