Dokumentenmanagement in der Datenbank#

Sie können Dokumente in die Datenbank hochladen, um sie in Modellen zu verwenden. Die hochgeladenen Dokumente werden als Objekte vom Typ Dokument im Objektkatalog verwaltet. Wenn ein Repository zu Backup- und Migrationszwecken exportiert wird, werden die Dokumente mitexportiert.

Erlaubte Dateitypen

Standardmäßig sind folgende Dateitypen erlaubt: doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx, csv, txt, pdf, rtf, png, jpg, gif, jpeg, bmp, zip, rar, 7z, axr, xml, bpmn

note

Der Objekttyp für Dokumente, die für den Import erlaubten Dateitypen und die maximale Dateigröße (bis zu 50 MB) können im Administrations-Toolkit konfiguriert werden.

Neues Dokument in der Datenbank erstellen#

Zum Erstellen von Dokumenten stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

Dokument in den Objektkatalog ziehen

Um ein neues Dokument in der Datenbank zu erstellen:

  • Ziehen Sie eine Datei von Ihrem Computer in den Objektkatalog.

Ein neues Objekt der Klasse Dokument wird im Objektkatalog erstellt. Die importierte Datei ist im Notebook des neuen Objekts im Attribut Referenziertes Dokument referenziert.

Dokument im Notebook hochladen

Haben Sie bereits ein Dokument Objekt erstellt, das Sie in der Modellierung verwenden möchten? Dann gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Notebook des Dokument Objekts, in dem Sie die importierte Datei referenzieren möchten. Wechseln Sie zum Notebook-Kapitel Allgemein.

  2. Klicken Sie auf das Datei anhängen Symbol im Attribut Referenziertes Dokument.

  3. Wählen Sie eine Datei im Dateisystem aus und bestätigen Sie die Auswahl. Die Datei wird in die Datenbank importiert.

Dokument in den grafischen Editor ziehen

Alternativ können Sie ein Dokument direkt im grafischen Editor erstellen. Gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie ein Dokumentenmodell.

  • Ziehen Sie eine Datei von Ihrem Computer auf die Zeichenfläche.

Ein neues Objekt der Klasse Dokument wird zum Modell hinzugefügt. Die importierte Datei ist im Notebook des neuen Objekts im Attribut Referenziertes Dokument referenziert.

Dokumente in verschiedenen Sprachfassungen verfügbar machen#

Wenn Sie ein Dokument neu hinzufügen, wird es in allen Sprachen angezeigt. Um das gleiche Dokument in einer anderen Sprachfassung verfügbar zu machen:

Dokument in der Datenbank öffnen#

Dokumente in der Datenbank können an unterschiedlichen Stellen geöffnet werden.

Objektkatalog und grafischer Editor

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument Objekt, und klicken Sie dann auf den Namen des referenzierten Dokuments.
note

Wenn Sie mehrere Dokument Objekte auswählen, können Sie das gewünschte Dokument im Untermenü Referenziertes Dokument auswählen.

Notebook

  • Öffnen Sie das Notebook des Dokument Objekts mit dem referenzierten Dokument. Wechseln Sie zum Notebook-Kapitel Allgemein.

  • Im Lese-Modus: Klicken Sie auf den Link zu dem Dokument im Attribut Referenziertes Dokument.

  • Im Editieren-Modus: Klicken Sie auf das Anhang herunterladen Symbol im Attribut Referenziertes Dokument.

Anderes Objekt referenziert Dokument

Im grafischen Editor können Sie Dokumente in der Datenbank öffnen, die in einem anderen Objekt referenziert sind (z.B. in einer Aufgabe):

  • Klicken Sie auf das kleine Piktogramm, das auf der Zeichenfläche die Information visualisiert, das in dem Objekt ein Dokument referenziert ist (z.B. ) oder:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das referenzierende Objekt, zeigen Sie auf Referenzen, zeigen Sie auf das Dokument Objekt, und klicken Sie dann auf den Namen des referenzierten Dokuments.

Dokument in der Datenbank löschen#

Mit dem Befehl Löschen löschen Sie ein Dokument Objekt inklusive des referenzierten Dokuments in der Datenbank.

Wenn Sie nur das Dokument in der Datenbank löschen, aber das Dokument Objekt erhalten wollen:

  • Öffnen Sie das Notebook des Dokument Objekts mit dem referenzierten Dokument. Wechseln Sie zum Notebook-Kapitel Allgemein.

  • Klicken Sie auf das Anhang entfernen Symbol im Attribut Referenziertes Dokument. Das Dokument wird aus der Datenbank gelöscht.

Dokument in der Datenbank teilen#

Sie können einen direkten Link zu einem Dokument in der Datenbank erstellen. Wenn Sie diesen Link mit einem Kollegen teilen und er darauf klickt, wird das Notebook des Dokument Objekts geöffnet, und die geteilte Datei wird automatisch heruntergeladen.

Um ein Dokument in der Datenbank zu teilen:

  1. Öffnen Sie das Notebook des Dokument Objekts mit dem referenzierten Dokument. Wechseln Sie zum Notebook-Kapitel Allgemein.

  2. Klicken Sie auf das Datei teilen Symbol im Attribut Referenziertes Dokument.

  3. Führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:

    • Fügen Sie die URL dort ein, wo Sie sie gerade brauchen. Je nach Browser wird die URL entweder direkt in die Zwischenablage kopiert oder Sie müssen sie manuell kopieren.

    • Teilen Sie die URL per E-Mail. Klicken Sie auf die Teilen Schaltfläche, um den Standard-Mailclient mit einem vordefinierten Betreff und Nachrichtentext zu öffnen.

Dokumente überprüfen und freigeben#

Mit dem Dokument-Freigabeworkflow lassen sich Dokumente zur Prüfung und zur Freigabe weiterleiten. Für Details beziehen Sie sich bitte auf den Abschnitt Dokument-Freigabeworkflow.

  • Neues Dokument in der Datenbank erstellen
  • Dokumente in verschiedenen Sprachfassungen verfügbar machen
  • Dokument in der Datenbank öffnen
  • Dokument in der Datenbank löschen
  • Dokument in der Datenbank teilen
  • Dokumente überprüfen und freigeben