Zarządzanie dokumentami w bazie danych
System ADONIS NP pozwala na importowanie plików zewnętrznych do bazy danych i zarządzanie nimi. Zaimportowane pliki są zarządzane jako obiekty poprzez Dokument w katalogu obiektów. Jeśli repozytorium jest eksportowane na potrzeby backupu lub migracji, dokumenty w bazie danych również są eksportowane.
Dozwolone typy plików
Standardowo, dozwolone typy (rozszerzenia) plików to: doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx, csv, txt, pdf, rtf, png, jpg, gif, jpeg, bmp, zip, rar, 7z, axr, xml, bpmn
Typ obiektu dla dokumentów, rozszerzenia plików, które można importować oraz maksymalny rozmiar (do 50 MB) można skonfigurować w ADONIS Administration.
Umieszczanie dokumentu w bazie danych
Istnieje kilka sposobów na utworzenie dokumentów:
Przeciągnij dokument do katalogu obiektów
Aby stworzyć nowy dokument w bazie danych:
- Przeciągnij plik ze swojego komputera do katalogu obiektów.
Nowy obiekt klasy Dokument zostanie stworzony w katalogu obiektów. Referencja do nowo zaimportowanego pliku znajduje się w notatniku nowego obiektu, w atrybucie dokument.
Przesyłanie dokumentu z poziomu notatnika obiektu
Jeśli już utworzyłeś obiekt Dokument, który chciałbyś użyć do modelowania, możesz postąpić w następujący sposób:
Otwórz Notatnik obiektu Dokument, w którym chciałbyś odwołać się do zaimportowanego pliku. Przejdź do Notatnika, rozdział Informacje ogólne.
Kliknij na ikonę
Załącz plik w atrybucie Dokument.
Wybierz plik z dysku i potwierdź. Plik zostanie zaimportowany do bazy danych.
Przeciągnij dokument do edytora graficznego
Alternatywnie, możesz utworzyć dokument bezpośrednio w edytorze graficznym. Aby to zrobić:
Otwórz Model dokumentów.
Przeciągnij plik ze swojego komputera na obszar rysowania.
Nowy obiekt klasy dokument zostanie dodany do modelu. Referencja do nowo zaimportowanego pliku znajduje się w notatniku nowego obiektu, w atrybucie dokument.
Udostępnianie dokumentów w różnych wersjach językowych
Gdy dodajesz nowy dokument, jest on dostępny we wszystkich językach. Istnieje kilka sposobów, aby udostępnić przetłumaczoną wersję dokumentu w innym języku:
W Notatniku
Aby zamienić dokument w Notatniku:
W Notatniku obiektu Dokument, zamień dokument klikając na ikonę
Załącz plik.
W Edytorze tłumaczeń
Aby zamienić dokument w Edytorze tłumaczeń:
Otwórz Dokument w Edytorze tłumaczeń.
W tabeli na górze, wybierz atrybut Powiązany dokument.
W dolnym panelu, w kolumnie języka, który ma zostać przetłumaczony, zastąp odwołany dokument za pomocą ikony
Załącz plik.
Otwieranie dokumentów z bazy danych
Dokumenty z bazy danych można otwierać wychodząc od różnych lokalizacji.
Katalog obiektów lub Edytor graficzny
- Kliknij prawym przyciskiem myszy na obiekt Dokument, a następnie kliknij na nazwę powiązanego pliku.
Jeśli wybierasz wiele obiektów typu Dokument, możesz wybrać odpowiednie pliki z menu kontekstowego Dokument.
Notatnik
Otwórz Notatnik obiektu Dokument, który zawiera powiązany plik. Przejdź do Notatnika, rozdział Informacje ogólne.
W trybie do odczytu kliknij na link dostępny w atrybucie Dokument.
W trybie do edycji kliknij na ikonę
Otwórz znajdującą się obok atrybutu Dokument.
Inny obiekt odwołujący się do dokumentu
W edytorze graficznym możesz otwierać dokumenty z bazy danych, do których odwołuje się inny obiekt np. obiekt typu Zadanie):
Kliknij na mały piktogram wizualizujący fakt powiązania z dokumentem (np.
) lub:
Kliknij prawym klawiszem myszy na obiekcie, wskaż Relacje, wskaż Powiązane dokumenty, a następnie kliknij na nazwę pliku, do którego się odwołuje.
Usuwanie dokumentu z bazy danych
Opcja Usuń pozwala Ci usunąć obiekt Dokument, wraz z powiązanym z nim plikiem w bazie danych.
Jeśli chcesz usunąć dokument z bazy danych, ale zachować obiekt Dokument:
Otwórz Notatnik obiektu Dokument, który zawiera powiązany plik. Przejdź do Notatnika, rozdział Informacje ogólne.
Kliknij na ikonę
Usuń plik w atrybucie Dokument. Plik zostanie usunięty z bazy danych.
Udostępnianie dokumentu z bazy danych
Możesz stworzyć bezpośredni link do dokumentu w bazie danych. Gdy osoba, która otrzymała od Ciebie taki link kliknie na niego, otworzy się Notatnik obiektu Dokument, a plik z bazy danych zostanie pobrany automatycznie.
Aby udostępnić dokument z bazy danych:
Otwórz Notatnik obiektu Dokument, który zawiera powiązany plik. Przejdź do Notatnika, rozdział Informacje ogólne.
Kliknij na ikonę
Udostępnij plik w atrybucie Dokument.
Opcjonalnie: Link otwiera najnowszą wersję. Opcja ta jest dostępna tylko, jeśli wersjonowanie dokumentów jest włączone. Wybierz tę opcję, aby mieć pewność, że wygenerowany adres URL będzie automatycznie kierował do najnowszej wydanej wersji — niezależnie od tego, którą wersję aktualnie przeglądasz. Wyczyść tę opcję, jeśli chcesz udostępnić starszą wersję.
Następnie:
Wklej adres URL tam, gdzie jest to potrzebne. W zależności od przeglądarki, adres URL zostanie skopiowany bezpośrednio do schowka, w przeciwnym wypadku należy go skopiować ręcznie.
Udostępnij adres URL za pomocą poczty elektronicznej. Kliknij na przycisk Udostępnij, aby otworzyć domyślny program pocztowy i stworzyć wiadomość o predefiniowanym temacie i treści.
Kontrolowanie i akceptowanie dokumentów
Mechanizm wersjonowania dokumentów pozwala na przesyłanie dokumentów do recenzji oraz ich publikowanie. Więcej informacji zawiera sekcja Wersjonowanie dokumentów.