Przejdź do głównej zawartości
Wersja: 15.0

Zarządzanie dokumentami w bazie danych

System ADONIS NP pozwala na importowanie plików zewnętrznych do bazy danych i zarządzanie nimi. Zaimportowane pliki są zarządzane jako obiekty poprzez Dokument w katalogu obiektów. Jeśli repozytorium jest eksportowane na potrzeby backupu lub migracji, dokumenty w bazie danych również są eksportowane.

Dozwolone typy plików

Standardowo, dozwolone typy (rozszerzenia) plików to: doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx, csv, txt, pdf, rtf, png, jpg, gif, jpeg, bmp, zip, rar, 7z, axr, xml, bpmn

Wskazówka

Typ obiektu dla dokumentów, rozszerzenia plików, które można importować oraz maksymalny rozmiar (do 50 MB) można skonfigurować w Zestawie narzędzi administracyjnych.

Umieszczanie dokumentu w bazie danych

Istnieje kilka sposobów na utworzenie dokumentów:

Przeciągnij dokument do katalogu obiektów

Aby stworzyć nowy dokument w bazie danych:

  • Przeciągnij plik ze swojego komputera do katalogu obiektów.

Nowy obiekt klasy Dokument zostanie stworzony w katalogu obiektów. Referencja do nowo zaimportowanego pliku znajduje się w notatniku nowego obiektu, w atrybucie dokument.

Przesyłanie dokumentu z poziomu notatnika obiektu

Jeśli już utworzyłeś obiekt Dokument, który chciałbyś użyć do modelowania, możesz postąpić w następujący sposób:

  1. Otwórz Notatnik obiektu Dokument, w którym chciałbyś odwołać się do zaimportowanego pliku. Przejdź do Notatnika, rozdział Informacje ogólne.

  2. Kliknij na ikonę Załącz plik w atrybucie Dokument.

  3. Wybierz plik z dysku i potwierdź. Plik zostanie zaimportowany do bazy danych.

Przeciągnij dokument do edytora graficznego

Alternatywnie, możesz utworzyć dokument bezpośrednio w edytorze graficznym. Aby to zrobić:

  • Otwórz Model dokumentów.

  • Przeciągnij plik ze swojego komputera na obszar rysowania.

Nowy obiekt klasy dokument zostanie dodany do modelu. Referencja do nowo zaimportowanego pliku znajduje się w notatniku nowego obiektu, w atrybucie dokument.

Udostępnianie dokumentów w różnych wersjach językowych

Gdy dodajesz nowy dokument, jest on dostępny we wszystkich językach. Istnieje kilka sposobów, aby udostępnić przetłumaczoną wersję dokumentu w innym języku:

W Notatniku

Aby zamienić dokument w Notatniku:

  1. Przełącz na odpowiedni język.

  2. W Notatniku obiektu Dokument, zamień dokument klikając na ikonę Załącz plik.

W Edytorze tłumaczeń

Aby zamienić dokument w Edytorze tłumaczeń:

  1. Otwórz Dokument w Edytorze tłumaczeń.

  2. W tabeli na górze, wybierz atrybut Powiązany dokument.

  3. W dolnym panelu, w kolumnie języka, który ma zostać przetłumaczony, zastąp odwołany dokument za pomocą ikony Załącz plik.

Otwieranie dokumentów z bazy danych

Dokumenty z bazy danych można otwierać wychodząc od różnych lokalizacji.

Katalog obiektów lub Edytor graficzny

  • Kliknij prawym przyciskiem myszy na obiekt Dokument, a następnie kliknij na nazwę powiązanego pliku.
Wskazówka

Jeśli wybierasz wiele obiektów typu Dokument, możesz wybrać odpowiednie pliki z menu kontekstowego Dokument.

Notatnik

  • Otwórz Notatnik obiektu Dokument, który zawiera powiązany plik. Przejdź do Notatnika, rozdział Informacje ogólne.

  • W trybie do odczytu kliknij na link dostępny w atrybucie Dokument.

  • W trybie do edycji kliknij na ikonę Otwórz znajdującą się obok atrybutu Dokument.

Inny obiekt odwołujący się do dokumentu

W edytorze graficznym możesz otwierać dokumenty z bazy danych, do których odwołuje się inny obiekt np. obiekt typu Zadanie):

  • Kliknij na mały piktogram wizualizujący fakt powiązania z dokumentem (np. ) lub:

  • Kliknij prawym klawiszem myszy na obiekcie, wskaż Relacje, wskaż Powiązane dokumenty, a następnie kliknij na nazwę pliku, do którego się odwołuje.

Usuwanie dokumentu z bazy danych

Opcja Usuń pozwala Ci usunąć obiekt Dokument, wraz z powiązanym z nim plikiem w bazie danych.

Jeśli chcesz usunąć dokument z bazy danych, ale zachować obiekt Dokument:

  • Otwórz Notatnik obiektu Dokument, który zawiera powiązany plik. Przejdź do Notatnika, rozdział Informacje ogólne.

  • Kliknij na ikonę Usuń plik w atrybucie Dokument. Plik zostanie usunięty z bazy danych.

Udostępnianie dokumentu z bazy danych

Możesz stworzyć bezpośredni link do dokumentu w bazie danych. Gdy osoba, która otrzymała od Ciebie taki link kliknie na niego, otworzy się Notatnik obiektu Dokument, a plik z bazy danych zostanie pobrany automatycznie.

Aby udostępnić dokument z bazy danych:

  1. Otwórz Notatnik obiektu Dokument, który zawiera powiązany plik. Przejdź do Notatnika, rozdział Informacje ogólne.

  2. Kliknij na ikonę Udostępnij plik w atrybucie Dokument.

  3. Następnie:

    • Wklej adres URL tam, gdzie jest to potrzebne. W zależności od przeglądarki, adres URL zostanie skopiowany bezpośrednio do schowka, w przeciwnym wypadku należy go skopiować ręcznie.

    • Udostępnij adres URL za pomocą poczty elektronicznej. Kliknij na przycisk Udostępnij, aby otworzyć domyślny program pocztowy i stworzyć wiadomość o predefiniowanym temacie i treści.

Kontrolowanie i akceptowanie dokumentów

Mechanizm wersjonowania dokumentów pozwala na przesyłanie dokumentów do recenzji oraz ich publikowanie. Więcej informacji zawiera sekcja Wersjonowanie dokumentów.