Zarządzanie dokumentami w bazie danych

System ADONIS NP pozwala na importowanie plików zewnętrznych do bazy danych i zarządzanie nimi. Zaimportowane pliki są zarządzane poprzez Dokumenty w Katalogu obiektów. Jeśli repozytorium jest eksportowane na potrzeby backupu lub migracji, dokumenty w bazie danych również są eksportowane.

Dozwolone typy plików

Standardowo, dozwolone typy (rozszerzenia) plików to: doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx, csv, txt, pdf, rtf, png, jpg, gif, jpeg, bmp, zip, rar, 7z, axr, xml, bpmn

Wskazówka

Typ obiektu dla dokumentów, rozszerzenia plików, które można importować oraz maksymalny rozmiar (do 50 MB) można skonfigurować w Zestawie narzędzi administracyjnych.

Umieszczanie dokumentu w bazie danych

Istnieje kilka sposobów na utworzenie dokumentów:

Przeciągnij dokument do katalogu obiektów

Aby stworzyć nowy dokument w bazie danych:

• Przeciągnij plik ze swojego komputera do katalogu obiektów.

Nowy obiekt klasy Dokument zostanie stworzony w Katalogu obiektów. Referencja do nowo zaimportowanego pliku znajduje się w notatniku nowego obiektu, w atrybucie dokument.

Przesyłanie dokumentu z poziomu notatnika obiektu

Jeżeli uprzednio stworzyłeś obiekt dokument, który chcesz użyć do modelowania:

1. Otwórz Notatnik obiektu Dokument, który ma być powiązany z plikiem, który chcesz zaimportować. Przejdź do rozdziału Informacje ogólne.

2. Kliknij na ikonę Załącz plik obok atrybutu Dokument.

3. Wybierz plik z dysku i potwierdź. Plik zostanie zaimportowany do bazy danych.

Przeciągnij dokument do edytora graficznego

Alternatywnie, możesz stworzyć dokument bezpośrednio w edytorze graficznym. Aby to zrobić:

• Otwórz Model dokumentów.

• Przeciągnij plik ze swojego komputera na obszar rysowania.

Nowy obiekt klasy dokument zostanie dodany do modelu. Referencja do nowo zaimportowanego pliku znajduje się w notatniku nowego obiektu, w atrybucie dokument.

Udostępnianie dokumentów w różnych wersjach językowych

Gdy dodajesz nowy dokument, jest on dostępny we wszystkich językach. Aby dodać inną wersję językową dokumentu:

• Przełącz na odpowiedni język.

• W notatniku obiektu Dokument zamień dokument klikając na ikonę .

Otwieranie dokumentów z bazy danych

Dokumenty z bazy danych można otwierać wychodząc od różnych lokalizacji.

Katalog obiektów lub Edytor graficzny

• Kliknij prawym klawiszem myszy na obiekt Dokument, a następnie kliknij na nazwę powiązanego pliku.

Wskazówka

Jeśli wybierzesz wiele obiektów Dokument możesz wybrać odpowiednie pliki z menu kontekstowego Dokument.

Notatnik

• Otwórz Notatnik obiektu Dokument, który zawiera interesujący Cię plik. Przejdź do rozdziału Informacje ogólne.

• W trybie do odczytu kliknij na link dostępny w atrybucie Dokument.

• W trybie do edycji kliknij na ikonę Otwórz znajdującą się obok atrybutu Dokument.

Inny obiekt odwołujący się do dokumentu

W edytorze graficznym możesz otwierać dokumenty z bazy danych, do których odwołuje się inny obiekt np. obiekt typu Zadanie):

• Kliknij na mały piktogram wizualizujący fakt powiązania z dokumentem (np. ) lub:

• Kliknij prawym klawiszem myszy na obiekcie, który odwołuje się do dokumentu wybierz opcję Analiza wykorzystania>Powiązania, wybierz odpowiedni Dokument a następnie kliknij na nazwę pliku, do którego się odwołuje.

Usuwanie dokumentu z bazy danych

Opcja Usuń pozwala Ci usunąć obiekt Dokument wraz z powiązanym z nim plikiem w bazie danych.

Jeśli chcesz usunąć dokument z bazy danych, ale zachować obiekt Dokument:

• Otwórz Notatnik obiektu Dokument, który zawiera interesujący Cię plik. Przejdź do rozdziału Informacje ogólne.

• Kliknij na ikonę Usuń plik obok atrybutu Dokument. Plik zostanie usunięty z bazy danych.

Udostępnianie dokumentu z bazy danych

Możesz stworzyć bezpośredni link do dokumentu w bazie danych. Gdy osoba, której udostępnisz ten link, kliknie na niego, otworzy się Notatnik obiektu Dokument , a plik z bazy danych zostanie pobrany automatycznie.

Aby udostępnić dokument z bazy danych:

1. Otwórz Notatnik obiektu Dokument, który zawiera interesujący Cię plik. Przejdź do rozdziału Informacje ogólne.

2. Kliknij na ikonę Udostępnij plik.... obok atrybutu Dokument.

3. Następnie możliwe są opcje:

   • Wklej adres URL tam, gdzie jest to potrzebne. W zależności od przeglądarki, adres URL zostanie skopiowany bezpośrednio do schowka, w przeciwnym wypadku należy go skopiować ręcznie.

   • Udostępnij adres URL za pomocą poczty elektronicznej. Kliknij na przycisk Udostępnij, aby otworzyć domyślny program pocztowy i stworzyć wiadomość o predefiniowanym temacie i treści.

Kontrolowanie i akceptowanie dokumentów

Mechanizm wersjonowania dokumentów pozwala na przesyłanie dokumentów do recenzji oraz ich publikowanie. Więcej informacji zawiera sekcja Wersjonowanie dokumentów.