Paramètres de la gestion des fichiers dans la base de données

Vous pouvez télécharger des fichiers dans la base de données afin de les utiliser dans des modèles. Les fichiers téléchargés sont gérés comme des objets de type Document dans le catalogue d’objets. Lorsqu’un référentiel est exporté à des fins de sauvegarde et de migration, les fichiers sont également exportés.

Types de fichiers autorisés

Par défaut, les types de fichiers autorisés sont les suivants : doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx, csv, txt, pdf, rtf, png, jpg, gif, jpeg, bmp, zip, rar, 7z, axr, xml, bpmn

Remarque

Le type d’objet utilisé pour les documents, les types de fichiers autorisés pour leur import dans la base de données et la taille maximale du fichier (jusqu’à 50 Mo) peuvent être configurés dans le Module d'administration.

Créer un nouveau fichier dans la base de données

Il existe plusieurs façons de créer des documents :

Faire glisser un document vers le catalogue d’objets

Pour créer un nouveau document dans la base de données :

• Faites glisser un fichier de votre ordinateur vers le catalogue d’objets.

Un nouvel objet de la classe Document est créé dans le Catalogue d’objets. Le fichier importé est attaché dans le Notebook du nouvel objet dans l’attribut Documents associés.

Télécharger un document dans le Notebook

Si vous avez déjà créé un objet Document que vous souhaitez utiliser dans la modélisation, vous pouvez procéder comme suit :

1. Ouvrez le Notebook de l’objet Document dans lequel vous souhaitez attacher le fichier importé. Ouvrez le chapitre du Notebook Informations générales

2. Cliquez sur l’icône Joindre un fichier dans l’attribut Fichier bureautique/Document externe.

3. Sélectionnez un fichier dans votre serveur puis confirmez. Le fichier est téléchargé dans la base de données ADONIS.

Faire glisser le document vers l’éditeur graphique

vous pouvez également créer un document directement dans l’éditeur graphique. Procédez comme suit :

• Ouvrez un modèle Catalogue de documents.

• Faites glisser un fichier depuis votre ordinateur vers la zone de dessin.

Un nouvel objet de classe Document est ajouté au modèle. Le fichier importé est attaché dans le Notebook du nouvel objet de l’attribut Fichier bureautique/Document externe.

Rendre les fichiers disponibles dans différentes langues

Lorsque vous ajoutez un nouveau document, il s’affiche dans toutes les langues. Il existe plusieurs façons de rendre une version traduite du document disponible dans une autre langue :

Dans le Notebook

Pour remplacer le document dans le Notebook :

1. Passez à la langue souhaitée.

2. Dans le Notebook de l’objet Document, remplacez le fichier bureautique/Document externe via l’icône Joindre un fichier .

Dans le composant de traduction

Pour remplacer le document dans le composant de traduction :

1. Ouvrez l'objet Document dans le composant de traduction.

2. Dans le tableau en haut, sélectionnez l’attribut Fichier bureautique/Document externe.

3. Dans le volet inférieur, dans la colonne de la langue à traduire, remplacez le document associé via l’icône Joindre un fichier .

Ouvrir un fichier dans la base de données

Les documents de la base de données peuvent être ouverts à partir de différents emplacements.

Catalogue d’objets ou éditeur graphique

• Faites un clic droit sur l’objet Document, puis cliquez sur le nom du document associé.

Remarque

Lorsque vous sélectionnez plusieurs objets Document, vous pouvez choisir le document souhaité dans le sous-menu Fichier bureautique/Document externe.

Notebook

• Ouvrez le Notebook de l’objet Document qui contient le document associé. Ouvrez le chapitre du Notebook Informations générales

• En mode lecture, cliquez sur le lien vers le document dans l’attribut Fichier bureautique/Document externe.

• En mode édition, cliquez sur l’icône Télécharger la pièce jointe dans l’attribut Fichier bureautique/Document externe.

Autre objet associé au document

Dans l’éditeur graphique, vous pouvez ouvrir des documents de la base de données qui sont associés depuis un autre objet (par exemple depuis une Tâche) :

• Cliquez sur le petit pictogramme qui visualise l’information qu’un document est relié dans l’objet sur la zone de dessin (par exemple, ) ou :

• Faites un clic droit sur l’objet de relation, placez le curseur sur Relations, sur l’objet Document, puis cliquez sur le nom du document associé.

Supprimer un fichier dans la base de données

La commande Supprimer vous permet de supprimer un objet Document qui contient le document associé dans la base de données.

Si vous souhaitez simplement supprimer le document dans la base de données mais conserver l’objet Document :

• Ouvrez le Notebook de l’objet Document qui contient le document associé. Ouvrez le chapitre du Notebook Informations générales

• Cliquez sur l’icône Supprimer la pièce jointe dans l’attribut Fichier bureautique/Document externe. Le document est supprimé de la base de données.

Partager un fichier dans la base de données

Vous pouvez créer un lien direct vers un fichier dans la base de données. Lorsque vous partagez ce lien avec un collègue et qu’il clique dessus, le Notebook de l’objet Document s’ouvre et le fichier partagé est téléchargé automatiquement.

Pour partager un fichier dans la base de données :

1. Ouvrez le Notebook de l’objet Document qui contient le document associé. Ouvrez le chapitre du Notebook Informations générales

2. Cliquez sur l’icône Partager le fichier dans l’attribut Fichier bureautique/Document externe.

3. Maintenant, procédez comme suit :

   • Collez l’URL là où vous en avez besoin. Selon votre navigateur, l’URL est copiée directement dans le presse-papiers ou vous devez la copier manuellement.

   • Partagez l’URL par e-mail. Cliquez sur le bouton Partager pour ouvrir le client de messagerie par défaut avec un objet et un corps de message prédéfinis.

Vérifier et valider des documents

Le circuit de validation des documents permet de soumettre des documents pour révision et publication. Pour plus de détails, veuillez consulter la section Circuit de validation des documents.