Paramètres de la gestion des fichiers dans la base de données

Vous pouvez télécharger des fichiers dans la base de données afin de les utiliser dans des modèles. Les documents téléchargés sont gérés comme des objets du type Document dans le catalogue d'objets. Lorsqu’un référentiel est exporté à des fins de sauvegarde et de migration, les fichiers sont également exportés.

Types de fichiers autorisés

Par défaut, les types de fichiers autorisés sont les suivants : doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx, csv, txt, pdf, rtf, png, jpg, gif, jpeg, bmp, zip, rar, 7z, axr, xml, bpmn

Remarque

Le type d’objet pour les documents, les types de fichiers autorisés pour l’import dans la base de données et la taille maximale des fichiers (jusqu’à 50 Mo) peuvent être configurés dans l'Administration ADONIS.

Créer un nouveau fichier dans la base de données

Il existe plusieurs façons de créer des documents:

Glisser-déposer un document vers le catalogue d’objets

Pour créer un nouveau document dans la base de données:

• Faites glisser un fichier depuis votre ordinateur dans le catalogue d’objets.

Cela crée automatiquement un nouvel objet de classe Document dans le Catalogue d’objets. Le fichier importé est enregistré dans l’attribut Document référencé des propriétés du nouvel objet.

Télécharger un document dans le volet Propriétés

Si vous avez déjà créé un objet Document que vous souhaitez utiliser dans la modélisation, vous pouvez procéder comme suit:

1. Ouvrez les propriétés de l’objet Document dans lequel vous souhaitez attacher le fichier d’import. Accédez au chapitre Informations générales.

2. Cliquez sur l’icône Joindre un fichier dans l’attribut Document référencé.

3. Sélectionnez un fichier sur votre serveur puis validez. Le fichier est téléchargé dans la base de données ADONIS.

Faire glisser le document vers l’éditeur graphique

Vous pouvez également créer un document directement dans l’éditeur graphique. Procédez comme suit :

• Ouvrez un modèle Catalogue de documents.

• Faites glisser un fichier depuis votre ordinateur vers la zone de dessin.

Un nouvel objet de classe Document est ajouté au modèle. Le fichier importé est enregistré dans l’attribut Document référencé des propriétés du nouvel objet.

Rendre les fichiers disponibles dans différentes langues

Lorsque vous ajoutez un nouveau document, il s’affiche dans toutes les langues. Il existe plusieurs façons de rendre une version traduite du document disponible dans une autre langue:

Dans le volet Propriétés

Pour remplacer le document dans le volet des propriétés:

1. Passez à la langue souhaitée.

2. Ouvrez les propriétés de l’objet Document et remplacez le document référencé via l’icône Joindre un fichier .

Dans le composant de traduction

Pour remplacer le document dans le composant de traduction:

1. Ouvrez l’objet Documentdans le composant de traduction.

2. Dans le tableau en haut, sélectionnez l’attribut Document référencé.

3. Dans le volet inférieur de la colonne de la langue à traduire, remplacez le document référencé via l’icône Joindre un fichier.

Ouvrir un fichier dans la base de données

Les documents de la base de données peuvent être ouverts à partir de différents emplacements.

Catalogue d’objets ou éditeur graphique

• Faites un clic droit sur l'objet Document, puis cliquez sur le nom du document attaché.

Remarque

Si vous sélectionnez plusieurs objets « Document », vous pouvez choisir le document à ouvrir dans le sous-menu « Document référencé ».

Le volet Propriétés

• Ouvrez les propriétés de l’objet Document, qui contient le document référencé. Accédez au chapitre Informations générales.

• En mode lecture, cliquez sur le lien vers le document dans l'attribut Document référencé.

• En mode édition, cliquez sur l'icône Télécharger la pièce jointe dans l'attribut Document référencé.

Autre objet associé au document

Dans l’éditeur graphique, vous pouvez ouvrir des documents de la base de données qui sont associés à un autre objet (par exemple depuis une Tâche):

• Cliquez sur le petit pictogramme indiquant qu’un document est relié à l’objet dans la zone de dessin (par exemple, ) ou:

• Faites un clic droit sur l'objet de référence, placez le curseur sur Relation, placez le curseur sur l'objet Document, puis cliquez sur le nom du document référencé.

Supprimer un fichier dans la base de données

La commande Supprimer vous permet de supprimer un objet Document qui contient le document référencé dans la base de données.

Si vous souhaitez simplement supprimer le document dans la base de données tout en conservant l’objet Document:

• Ouvrez les propriétés de l’objet Document, qui contient le document référencé. Accédez au chapitre Informations générales.

• Cliquez sur l’icône Supprimer la pièce jointe dans l’attribut Document référencé. Le document est supprimé de la base de données.

Partager un fichier dans la base de données

Vous pouvez créer un lien direct vers un fichier dans la base de données. Lorsque vous partagez ce lien avec vos collaborateurs et qu’ils cliquent dessus, les propriétés de l’objet Document s’ouvrent et le fichier partagé est téléchargé automatiquement.

Voici les étapes à suivre pour partager un fichier dans la base de données :

1. Ouvrez les propriétés de l’objet Document, qui contient le document référencé. Accédez au chapitre Informations générales.

2. Cliquez sur l'icône Partager le fichier dans l'attribut Document référencé.

3. Facultatif : L’option Le lien ouvre la dernière version n’est disponible que si le circuit de validation du document est activé. Sélectionnez cette option pour vous assurer que l’URL générée vous redirigera automatiquement vers la dernière version publiée, quelle que soit la version que vous consultez actuellement. Désactivez cette option si vous souhaitez partager une version antérieure.

4. Maintenant, procédez comme suit :

   • Collez l’URL là où vous en avez besoin. Selon votre navigateur, l’URL peut être copiée automatiquement dans le presse-papiers ou vous devrez la copier manuellement.

   • Partagez l’URL par e-mail. Cliquez sur le bouton Partager pour ouvrir le client de messagerie par défaut avec l'objet et le corps de message préremplis.

Vérifier et valider des documents

Le circuit de validation des documents permet de soumettre des documents pour révision et publication. Pour plus de détails, veuillez consulter la section Circuit de validation des documents.